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博鳌亚洲论坛年会的筹备工作，按照统一领导、分工负责、协调配合的原则，实行由论坛秘书处牵头，有关各方全力协助的工作模式。
论坛秘书处负责对论坛会议活动的筹划和安排，如会议日程、议题的设计和组织，外联邀请及规模控制，会务组织，广告赞助和相关经费的落实。
海南省的论坛年会服务保障工作采取政府运作和商业运作相结合的模式。省政府承担政府运作部分工作任务并确保经费投入；商业运作部分工作任务由论坛秘书处委托海南南海会务有限责任公司负责并支付相关费用。
政府运作部分工作任务包括：我国家领导人和外国政要代表团的接待和后勤保障工作，以及安全保卫、安全生产保障、公共卫生安全、会议氛围营造、环境综合整治、经济合作与交流等......
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1、历届年会海南主题活动
（1）2003年年会
①举行“海南省新闻发布会”。出席论坛年会的众多媒体记者参加了此次新闻发布会，时任代省长卫留成出席了新闻发布会并回答了现场记者提问。
②海南省政府告别晚宴。11月3日晚在博鳌索菲特大酒店国际会议中心二楼主会场举行，出席论坛年会的部分与会代表和记者应邀出席了本次告别晚宴。
（2）2004年年会
①海南省政府欢迎晚宴。中国国家主席胡锦涛以及前来参加年会的各国政要、前政要、博鳌亚洲论坛理事会成员以及应邀参会嘉宾共千余人出席了欢迎晚宴。时任海南省省长卫留成在欢迎晚宴上致辞，代表八百万海南人民，对出席论坛年会的各国领导人、政界知名人士、专家学者以及企业界、新闻界朋友表示欢迎......
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